Geef elke aanvraag een verantwoordelijke en een volgende stap.
- Aanvraag ontvangen
- Geregistreerd en toegewezen
- Volgende actie en herinnering aangemaakt
Bekijk een voorbeeld
- Invoer
- Een bezoeker verstuurt een aanvraag via je contactformulier.
- Uitvoer
- De aanvraag verschijnt in de afgesproken opvolgtool, toegewezen aan de juiste collega met een opvolgtaak. Ontbrekende gegevens worden gemeld en niet ingevuld op basis van aannames.
- STARTSCOPE
- Eén instroomkanaal, één bestemming en afgesproken opvolgregels.
- IMPLEMENTATIE
- Vaste offerte na intake
Eén taak, duidelijk afgebakend.
Een aanvraag komt binnen via een formulier of mailbox. Iemand kopieert ze, stuurt ze door en probeert de opvolging te onthouden. We verbinden één instroomkanaal met één bestemming en duidelijke regels voor toewijzing en herinneringen. AI gebruiken we waar interpretatie van vrije tekst helpt.
Aanvraag ontvangen
Geregistreerd en toegewezen
Volgende actie en herinnering aangemaakt
De aanvraag verschijnt in de afgesproken opvolgtool, toegewezen aan de juiste collega met een opvolgtaak. Ontbrekende gegevens worden gemeld en niet ingevuld op basis van aannames.
Elke aanvraag gaat naar een vaste collega. Ontbrekende gegevens worden gemeld.
Spreek de grenzen af voor de bouw.
In de afgesproken inrichting
- Opvang vanuit één afgesproken formulier of mailbox
- Een aanvraagrecord in één CRM of opvolgtool
- Toewijzing en herinneringen op basis van expliciete regels
- Controles op duplicaten en ontbrekende gegevens afgesproken bij intake
Buiten de startscope
- Ongevraagde prospectie, aangekochte lijsten of automatische verkoopbeloften
- Een volledige CRM-migratie of onbeperkte opvolgcampagnes
Wat we van je nodig hebben
- Je huidige instroomkanaal en bestemming
- Regels voor verantwoordelijkheid, timing en stoppen met opvolgen
- Voorbeeldaanvragen en een medewerker die de workflow controleert
Weet wat je koopt. En wat daarna volgt.
Een korte intake brengt je tools, gegevens en scope in kaart. Is het proces duidelijk, dan maken we direct een offerte. Onduidelijke processen of complexe toegangsregels kunnen eerst een betaalde analyse vragen, in overleg met jou.
Vaste offerte na intake
Configuratie, afgesproken koppelingen, testgevallen en overdracht. De offerte benoemt de oplevering, doorlooptijd, revisierondes en acceptatiecriteria.
Software en verbruik
Hosting, licenties en AI-verbruik staan afzonderlijk vermeld. We spreken voor ondertekening af wat inbegrepen is, welke volumelimieten gelden en wat overschrijding kost.
Ondersteuning met duidelijke grenzen
Overdracht, opvolging en doorlopend beheer worden per oplossing afgebakend. Je offerte benoemt controles en wijzigingen, supporttijd, reactietermijnen en de start van facturatie.
Accounts en het geleverde werk worden overgedragen zoals afgesproken. Platformlicenties van derden en grenzen aan overdraagbaarheid staan in het voorstel.
Voor je beslist.
Welke aanvragen vangt het op?
Aanvragen uit één afgesproken instroomkanaal, zoals je contactformulier of een gedeelde mailbox. Elke aanvraag wordt een record in één CRM of opvolgtool, toegewezen aan een collega volgens regels die jij bepaalt: wie welke aanvraag opneemt, wanneer je opvolgt en wanneer je stopt. Controles op duplicaten en ontbrekende gegevens spreken we af bij de intake. Extra kanalen of bestemmingen zijn een aparte scope.
Neemt het automatisch contact op met leads?
Nee. Het organiseert de opvolging door je team; het doet zelf geen prospectie. De assistent maakt de volgende actie en een herinnering aan voor de toegewezen collega. Ongevraagde prospectie, aangekochte lijsten, automatische verkoopbeloften en onbeperkte opvolgcampagnes vallen buiten de scope. Ontbrekende gegevens worden gemeld en niet verzonnen, zodat je collega weet wat te vragen.
Hebben we een nieuw CRM nodig?
Nee. We koppelen aan het CRM of de opvolgtool die je gebruikt, of spreken samen één bestemming af. Een volledige CRM-migratie hoort niet bij deze oplossing. We hebben je huidige instroomkanaal nodig, je bestemming, voorbeeldaanvragen, de regels voor verantwoordelijkheid en timing, en een collega die de workflow controleert. Na de intake krijg je een vaste offerte.
Vertel ons over de taak.
Je gekozen oplossing staat al geselecteerd in het contactformulier.