Een geordende inbox. Antwoorden klaar voor controle.
- Nieuwe aanvraag
- Administratie
- Naar een collega
Dag Marie, bedankt voor je bericht. Een project start bij ons met een kort intakegesprek. Daarna ontvang je een voorstel met planning.
- STARTSCOPE
- Eén mailbox, afgesproken categorieën en conceptantwoorden. Een medewerker verstuurt ze.
- IMPLEMENTATIE
- Vaste offerte na intake
Eén taak, duidelijk afgebakend.
Elke dag komen dezelfde soorten berichten binnen, maar iemand moet ze nog lezen, ordenen en beantwoorden. We richten een assistent in rond één mailbox en de antwoordregels van je team. Een medewerker controleert elk concept voor verzending.
Bericht komt binnen
Categorie en concept voorbereid
Je team controleert en verstuurt
Het bericht krijgt het label nieuwe aanvraag. Een concept legt de afgesproken intake uit; je collega controleert en verstuurt het.
Een collega controleert elk concept voor verzending.
Spreek de grenzen af voor de bouw.
In de afgesproken inrichting
- Ordenen volgens categorieën die je team afspreekt
- Conceptantwoorden met goedgekeurde informatie en voorbeelden
- Onzekere of gevoelige berichten naar een medewerker
- Testen op representatieve berichten voor ingebruikname
Buiten de startscope
- Ongecontroleerd verzenden of toezeggingen over prijs en levering
- Meerdere mailboxen, CRM-wijzigingen of bijlagen uitlezen zonder aparte scope
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot één ondersteunde mailbox en toestemming van de eigenaar
- Voorbeeldberichten, antwoordsjablonen en regels voor doorverwijzing
- Een medewerker die concepten controleert
Weet wat je koopt. En wat daarna volgt.
Een korte intake brengt je tools, gegevens en scope in kaart. Is het proces duidelijk, dan maken we direct een offerte. Onduidelijke processen of complexe toegangsregels kunnen eerst een betaalde analyse vragen, in overleg met jou.
Vaste offerte na intake
Configuratie, afgesproken koppelingen, testgevallen en overdracht. De offerte benoemt de oplevering, doorlooptijd, revisierondes en acceptatiecriteria.
Software en verbruik
Hosting, licenties en AI-verbruik staan afzonderlijk vermeld. We spreken voor ondertekening af wat inbegrepen is, welke volumelimieten gelden en wat overschrijding kost.
Ondersteuning met duidelijke grenzen
Overdracht, opvolging en doorlopend beheer worden per oplossing afgebakend. Je offerte benoemt controles en wijzigingen, supporttijd, reactietermijnen en de start van facturatie.
Accounts en het geleverde werk worden overgedragen zoals afgesproken. Platformlicenties van derden en grenzen aan overdraagbaarheid staan in het voorstel.
Voor je beslist.
Verstuurt de e-mailassistent zelf antwoorden?
Nee. De assistent ordent binnenkomende berichten en bereidt conceptantwoorden voor; een collega controleert elk concept en verstuurt het. Ongecontroleerd verzenden valt buiten de scope, net als toezeggingen over prijs of levering: die blijven bij je team. Concepten gebruiken de goedgekeurde informatie, antwoordsjablonen en voorbeelden die je aanlevert, zodat je collega bijwerkt in plaats van van nul te schrijven. Voor ingebruikname testen we de inrichting op representatieve berichten uit je eigen mailbox.
Wat gebeurt er met gevoelige of onduidelijke berichten?
Die gaan naar een medewerker. We spreken de categorieën af met je team, samen met de regels voor wat onzeker of gevoelig is, zoals klachten. Die berichten gaan naar een medewerker in plaats van een concept te krijgen. De assistent werkt binnen één mailbox en de antwoordregels die je vastlegt. Bijlagen uitlezen, een CRM bijwerken of meerdere mailboxen vragen een aparte scope, afgesproken voor de bouw.
Met welke mailbox werkt hij, en wat hebben jullie van ons nodig?
We starten met één ondersteunde mailbox, met toestemming van de eigenaar; of je mailplatform ondersteund wordt, bevestigen we bij de intake. Verder hebben we voorbeeldberichten nodig, je antwoordsjablonen en de regels voor doorverwijzing, plus één medewerker die de concepten controleert. Daarmee krijg je na de intake een vaste offerte. Software en AI-verbruik staan apart vermeld, met volumelimieten die we voor ondertekening afspreken. Een workshop of audit vooraf is niet nodig.
Vertel ons over de taak.
Je gekozen oplossing staat al geselecteerd in het contactformulier.